Immatriculation de la copropriété

Le registre national d'immatriculation permet de faciliter la connaissance de l'état des copropriétés et de prévenir la survenance de dysfonctionnements.

Les données renseignées dans le registre permettent notamment à des institutionnels et particuliers d'accéder à des statistiques et à un annuaire des copropriétés.

L'obligation d'immatriculation concerne les immeubles totalement ou partiellement affectés à l'habitation.

Auteurs des déclarations

Les déclarations renseignées sur le registre peuvent être apportées par les personnes suivantes :

• Le syndic en exercice, l'ancien syndic à l'occasion du changement de représentant légal du syndicat, le syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété,
• L'administrateur désigné lorsque le syndicat est dépourvu de syndic,
•  Le mandataire ad hoc de copropriété lorsque cette dernière est en difficulté,
• Le notaire.

Nature des informations à déclarer

Les informations à déclarer lors de l'immatriculation initiale sont les suivantes :

• Les informations relatives à l'identification du syndicat de copropriétaires (le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots de copropriété, et lorsqu'il y en a 1, le nom du syndic et les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique,
• Le fait que le syndicat soit en difficulté et soumis à une procédure d'administration provisoire ou à un plan de sauvegarde,
• Le fait que l'immeuble soit insalubre, menace ruine ou présente du plomb ou de l'amiante,
• Le fait que l'un des équipements collectifs de l'immeuble présente un risque sérieux pour la sécurité des occupants ou compromette gravement leurs conditions d'habitation,
• Le fait que soient entreposées dans l'immeuble ou dans un local attenant des matières explosives ou inflammables en infraction avec les règles de sécurité ou dans des conditions de nature à créer des risques pour la santé des occupants,
• À l'issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat de copropriétaires résultant notamment du budget prévisionnel, des comptes et de leurs annexes. Les informations déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice clos et approuvés par l'assemblée générale,
• Les données essentielles relatives au bâti (par exemples, le nombre de bâtiment avec leur étiquette énergétique, le nombre d'ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l'immeuble).

Mise à jour annuelle

Chaque année, les données relatives à la gestion et aux comptes du syndicat doivent être transmises dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

À cette occasion, si le contenu d'autres informations change, il doit également être actualisé.

Événements particuliers

Les événements conduisant à la disparition du syndicat font également l'objet d'une déclaration, parmi lesquels :

• Division entraînant création de syndicats séparés. Le syndic du syndicat initial ou, à défaut, le notaire déclare la dissolution par division avec la date de l'assemblée l'ayant adoptée dans le mois de la date à laquelle la résolution est devenue définitive. Si la division intervient dans le cadre d'une procédure d'administration provisoire, c'est l'administrateur qui procède à la déclaration dans le mois de la décision du juge. Les nouveaux syndicats issus de la division sont immatriculés par le notaire,
• Expropriation pour cause d'utilité. Le dernier représentant légal procède à la déclaration, si c'est un administrateur provisoire, ce sera au plus tard à la date à laquelle le juge met fin à sa mission, si c'est un syndic, 1 mois au plus tard après l'expropriation du dernier lot,
• Le dernier syndic en place ou à défaut, le notaire chargé de la dernière transaction aboutissant à la disparition du syndicat procède à la déclaration.

Démarche

Les auteurs des déclarations doivent obligatoirement créer un compte de télédéclarant sur le site du registre national d'immatriculation des copropriétés qui leur permettra d'obtenir un accès sécurisé pour la transmission des informations.

Les déclarations sont réalisées par le biais de formulaires en ligne sur le site du registre et les documents transmis selon un format de fichier.

Les télédéclarants reçoivent un document attestant qu'ils ont satisfait à leurs obligations d'immatriculation ou de mise à jour du registre.

À l'issue de la procédure, un numéro d'immatriculation est attribué.

À savoir :

À partir du 1er novembre, les syndics, les administrateurs provisoires et les notaires pourront créer leur compte et immatriculer des copropriétés.

 Les copropriétés doivent être déclarées au sein du registre national d'immatriculation dans des délais qui varient selon la taille de la copropriété.

En l'absence d'immatriculation de la copropriété, le représentant légal (syndic ou administrateur provisoire) peut être mis en demeure de le faire par :

• N'importe quel copropriétaire,
• Ou toute personne ayant un intérêt.Si le représentant légal n'immatricule pas la copropriété dans un délai d'1 mois suivant la mise en demeure, il peut se voir appliquer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.

Le montant de cette astreinte peut être facturé aux copropriétaires uniquement lorsque la copropriété est administrée par un syndic bénévole.

À savoir :

L'absence d'immatriculation ou d'actualisation des données déclarées empêche le syndicat de copropriétaires de bénéficier de certaines subventions (Anah, éco-prêt à taux zéro).

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